負責(zé)公司各類文件(如體系文件、工藝標準、合同、通知等)的接收、登記、編號、分發(fā)、回收及歸檔,確保文件流轉(zhuǎn)可追溯;
對文件版本進行管控,及時更新作廢文件(標注作廢并回收銷毀),確保各部門使用的文件為最新有效版本;
維護電子文件庫(如共享服務(wù)器、文檔管理系統(tǒng)),分類存儲文件,確保檢索便捷。
建立文件管理臺賬(如《文件分發(fā)記錄表》《文件借閱登記表》《作廢文件處理臺賬》等),定期核對并更新;
負責(zé)文件借閱、復(fù)印、打印的審批與登記,嚴格控制涉密文件的接觸范圍;
定期對歸檔文件進行盤點,確保物理文件與電子記錄一致,防止丟失或損壞。
協(xié)助制定或優(yōu)化公司文件管理流程(如《文件控制程序》),確保符合 ISO9001、IATF16949 等體系要求;
配合內(nèi)部審核、外部認證(如客戶審核、第三方體系審核),提供所需文件及記錄,確保文件管理合規(guī);
參與文件標準化工作,統(tǒng)一文件格式、編號規(guī)則及審批流程。
協(xié)助部門整理會議紀要、報告等文書材料,確保格式規(guī)范;
對新員工進行文件管理流程培訓(xùn)(如文件借閱、版本識別等);
完成上級交辦的其他文件相關(guān)事務(wù)(如跨部門文件協(xié)調(diào)、過期文件清理等)


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